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资讯 | 关于财务报销的相关规定

同济人文2019-12-12 11:01:27


     创新俱乐部考虑到同学们对于项目财务报销知识的不熟悉,特地邀请了我校财务处老师来给同学们亲授报销流程各种规章制度和关键要点

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一、 同济大学经济责任制


一)经费项目负责人是其项目经济活动的第一责任人,对其项目经费收支的合法性、合理性、真实性和相关性负责。  

(二)熟悉并掌握相关事项的政策规定、以及项目经费管理制度,组织并要求项目组成员依法、依章、据实编制项目预算和决算,按照批复预算和合同(任务书)规范使用经费,接受所在二级单位、学校有关部门、以及上级有关部门的监督检查。

(三)学校明确规定指导老师不得使用学生项目研究经费。

二、财务支出票据的基本规定

(一)责任人

(1)各二级单位是规范使用财务支出票据的责任主体,单位负责人对本单位规范使用财务支出票据负领导责任;

(2)各项目经费负责人是本项目规范使用财务支出票据的第一责任人;

(3) 业务经办人是指办理具体业务的人员,如具体采购材料或办理印刷业务的相关人员。是规范使用财务支出票据的直接责任人,对所提交的财务支出票据的合法性、合理性、真实性、完整性、准确性、时效性等负直接责任;

(4)报销经办人指为已发生的业务办理经费报销的人员,具体包括填写、提交网上预约报账或到财务处递交、补充报销材料的人员。报销经办人只对报销单上所填写内容的正确性负责;

(5)如一个人办理了具体业务,又自己对该业务进行了经费报销,则业务经办人与报销经办人为同一人;

(6)验收人按学校采购管理办法进行验收,对所验收的事项负责。

(7)财务支出票据的报销责任:自报销经办人将经过审批后的报销票据投递到财务部门之日起,项目负责人、业务经办人、报销经办人的相关责任即时赋予。

(8)问:如果业务发生了造假行为,但财务部门已报销完成,责任是否已转移到财务部门?

 答:不是。相关业务的报销人、业务经办人和项目负责人承担造假责任,财务部门不对该业务的真假承担责任。

 

(二)财务支出票据的种类

 财务支出票据包括:

(1)国内税务发票,发票应是国家税务机关统一印制的,套印全国统一发票监制章

(2)国内财政票据,指“行政事业单位”依法收取政府非税收入,或者从事非营利性活动收取财物时,向缴款方开具的凭证。收据应是财政部或省、自治区、直辖市财政部门统一印制的,套印财政票据监制章。

发票要求:发票上应加盖开票单位发票专用章,财政票据上应加盖开票单位财务专用章或开具单位印章;

(3)单位自制凭证,是指学校和二级独立核算单位按照《会计制度》规定,根据会计核算和自身管理要求,由本单位内部经办部门或个人在执行或完成某项经济业务活动时所自制的原始凭证。包括:报销单、借款单、酬金发放单、内部结算单等。


(三)财务支出票据的要求

财务支出票据必须符合合法性、真实性、完整性、规范性、准确性、时效性等原则。

(1)财务支出票据的合法性,是指财务支出票据使用符合国家财经法律法规和财务会计制度规定。

(2) 财务支出票据的真实性,是指原始票据本身的真实性;票据所记载和反映经济业务事项的真实性。

(3) 财务支出票据的完整性,是指开具日期、客户名称、商品名称及服务(或劳务)项目、数量、单价、大小写金额等内容的完整性。

(4) 财务支出票据的规范性,是指财务支出票据内容规范、字迹清楚、项目准确、印章齐全、内容与发票种类相符、各联次内容与金额一致;记载内容不得涂改、挖补。


A、发票(除飞机票、车票、过路过桥费、定额发票以及部分公用事业费等事项外)和财政票据(除医疗费、托费等个人事项外)上的购买方或付款人名称必须填写“同济大学”,不得空白;

B、发票上应加盖开票单位发票专用章,财政票据上应加盖开票单位财务专用章或开具单位印章;

C、发票填写有错误的、或发票专用章不清楚的,应由出具单位重新开具正确无误的发票;

D、财政票据金额填写错误的,必须由开具单位重开,不得在收据上更正;财政票据其他方面填写错误的,必须由开具单位更正,更正处加盖开具单位印章;

E、机打票据不得手工填写,填写错误的必须重开。


(5)财务支出票据的准确性,是指财务支出票据的正确使用,属于非税收支范畴的,必须使用财政票据;属于财政拨款安排的部门预算支出的,必须使用统一的国库集中支付凭证;属于代收暂付的往来资金,必须使用往来结算票据;属于向对方提供的经营性服务范畴的销售和服务,必须使用税务发票等。


(6)财务支出票据的时效性,是指财务报销凭证必须在规定的有效期间内使用,凡过期票据视为无效票据,不得作为报销凭证。


(7)如财务支出票据为电子票据的,应按规定经过认证后并在预约报销单上勾选方能报销

发票报销截止期为经济业务发生年份的次年3月31日前


(四)财务支出票据的报销

财务支出票据的报销必须按规定的程序和权限审核、审批。

(1)业务经办人应在支出票据上签字,确认该支出事项的真实性。如业务经办人同时也是报销经办人的,也可以只在报销单上签字。

如报销单不是业务经办人填写的,为分清责任,报销单应由报销经办人签字,但支出票据上应当是业务经办人签字。


(2)项目经费负责人应在报销单上签字,审批确认该支出事项的真实性以及与项目的相关性。(上创项目需双负责人签字)


(3)如支出内容为货物或工程等业务,按学校采购管理办法的规定需进行验收的,应由验收人在有关验收票据上签字,审核确认该验收事项的真实性、完整性和正确性。


提交报销的各类财务支出票据,应当保持整洁。票据为零小散的,应仿鱼鳞状平铺粘贴在“原始单据粘贴单上”或A5大小纸张上,勿超黏贴单边界。


 学校报销业务量巨大,如零小散票据不事先加以粘贴,将严重影响报销工作效率。对未加以粘贴的零小散票据,财务有权退回。


财务支出票据的报销,原则上实行“一事一报”, 即不同的经济业务事项应分别填写报销单进行报销,不得杂糅在一起填写一份报销单进行报销。


 问:取得财务票据后如何办理报销?

1. 财务报销原则上在“一事一报”的前提下,登录学校财务综合服务系统(http://cwc.tongji.edu.cn)预约后,附上与经济业务事项有关的合规票据及其附件提交财务处办理。

2. 未通过学校财务综合服务系统填写的报销事项,财务人员可以退回给报销经办人,要求按规定填写报销单后再予以受理。


对于下列不符合规定的税务发票、财政票据以及其他支出凭证,财务人员可拒绝受理:

(a)内容填写不全、字迹不清或有明显涂改迹象的;

(b)数量、单价、金额不明确的;

(c)金额有错误的,或大、小写金额不相符的;

(d)付款单位名称应填未填、填写有误或填写简称的;

(e)经查验后为假发票,或为定期换版已作废的发票;

(f)已超过报销时效期限的。


从外单位取得的发票或财政票据等如有遗失的,应当取得原出票单位盖有发票专用章(发票)或财务专用章(票据)的票据记账联(或存根联)复印件,并由经办人填写票据遗失说明书(网上有模板)、项目经费负责人签字证明后可作报销凭证;对确实无法取得原出票单位证明的,如火车票等,应当提供付款记录、订单等辅助材料,并由经办人填写票据遗失说明书、项目经费负责人签字证明、财务机构相关负责人审批后方可报销。


问:如何避免假发票?

答:尽量去正规店家购买货物或者服务。

在财务支出票据报销中,严禁以下行为:

(a)编造虚假合同、伪造事项,利用虚假票据(包括从其他渠道取得的票据)进行报销;

(b)其他虚列支出的报销行为。

(c)个人消费不能在项目中列支。


三、差旅费报销标准及相关规定


(一)外埠差旅费报销需提交的材料

1、审批:

填写完整、有经办人和项目经费负责人签字的“同济大学外埠出差审批单”

2、”同济大学外埠差旅费报销单”(见财务处网站“下载专区-费用报销”栏目)与 “同济大学经费使用审批单”(此二单可由“同济大学预约报销单”替代);

3、有关发票。

 

(二)报销标准

1、城市间交通费:

如遇特殊情况学生需乘坐飞机经济舱,应经指导老师审批同意。


(1)注意第三类差旅费标准原则上不包含乘坐火车软卧。但在晚8时至次日晨8时期间乘车时间6小时以上(夕发朝至列车)的,可在不超过相应城市间飞机经济舱全价票的范围内,据实报销软卧车票。

(2)乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的,每人次可以购买交通意外保险一份。


2、非科研住宿费标准

(1)住宿费按照出差住宿开具的发票,在住宿费限额标准内据实报销,超出部分由个人自理。

(2)对于参加校外单位举办的会议和培训,举办方统一安排住宿且费用自理的,如住宿费标准超出限额标准,凭会议和培训通知等举办方出具的有效证明,据实报销住宿费。

 

(3)住宿费发票或清单应注明住宿天数、人数(或房间数)、单价等基本信息。

 

(4)对进行野外考察调研住在农户、厂矿、船舶、林场、农场等产生住宿费用但无法取得住宿费发票的,出差人在确保真实性的前提下,经所在二级单位审核,凭收款人签字领款的收条(含收款人姓名及身份证号、联系电话、收款金额、收款人签字)报销住宿费。


3、伙食补助费

伙食补助包干标准:西藏、青海、新疆为每人每天120元,其他地方为每人每天100元。

 (1)补助费包干使用,按自然(日历)天数包干发放。学生出差伙食补助费在本标准范围内由项目负责人确定。伙食补助费按出差目的地的标准发放补贴。

 

(2)对于参加会议和培训,举办方承担伙食费用的,发放在途期间的伙食补助费;举办方不承担伙食费用的,按照出差自然天数发放伙食补助费。


4、市内交通费

市内交通费包干标准:每人每天80元。

(1)市内交通费按出差自然(日历)天数计算,按标准每人每天包干使用,也可选择凭票实报实销。学生出差,市内交通费在本标准范围内由项目负责人确定。


(2)对于参加会议和培训,只发放在途期间的市内交通费补助。确实在会议期间发生必要的市内交通费用的,可凭票实报实销。


(3)因项目任务等原因需要长期出差的,超过15天以上(不含15天)市内交通费包干标准减半执行,也可选择凭票实报实销。


(4)已由校外单位负担市内交通费用或使用学校公务车辆的,不得在学校重复报销市内交通费。

注意:

1、差旅费报销应遵循“一事一报”的原则,因不同事由或不在同一时间段出差,需分别填写不同的出差审批单和差旅费报销单。

2、出差人员在出差期间所发生的费用,应连同当次差旅费同时报销,事后不予补报。

3、出差途中各段行程城市间交通费票据应保持连续、完整。如不完整,原则上不发放伙食补助费和市内交通费。

4、如因特殊情况导致城市间交通费票据不连续或不完整,且申请报销伙食补助费和市内交通费的,分以下情况处理:

       对方负担城市间交通费用且能提供相关会议通知、培训通知、邀请函或对方出具有效证明的,可按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

        其他情况,须说明票据不完整的当事人、日期、票据种类、金额、原因等信息,经所在二级单位负责人审批同意后,可按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

四、市内交通费报销标准及相关规定


市内交通费支出标准及规定:

• 因公出差往返机场的出租车费等,应与外埠差旅费一起报销,不得在市内交通费中报销。

• 出租车费不得使用交通卡支付。

五、购买货物、服务等业务的相关报销规定


(一)购买货物预借款业务所需材料

1、采购合同或订单,采购金额2万元以下的,提供订单、供货方盖章的清单等材料;

2、填写完整、有经办人和项目经费负责人签字的“同济大学预约报销单”或“同济大学经费使用审批单”, “同济大学暂借款凭证”(三联),以及供货方名称、银行账号、开户银行;

3、如分多次预付的,每次预付所提供的材料是同样的,其中第二次及以后合同可用复印件。

注意:学生不可办理预借款业务。

 

(二)购买货物,办理预借款核销时所需材料

1、验收,采购金额2万元以下:验收人在“同济大学预约报销单”上验收签字;

2、填写完整、有经办人和项目经费负责人签字的“同济大学预约报销单”或“同济大学经费使用审批单”, 原“同济大学暂借款凭证”(剩余两联),发票以及供货方名称、银行账号、开户银行。


六、银行卡使用相关规定及注意事项


(一)银行卡的使用范围

1、老师单笔消费在200(  含)元以上的支出应该使用公务卡支付;学生单笔消费在200(含)元以上的支出应当使用银行卡支付,并在报销时提供银行支付凭证,财务处根据所提供的学号、工号,将报销款划入其本人农行借记卡中。

2、下列情况目前暂可不使用银行卡结算:

(1)在县级以下(不包括县级)地区发生的支出;

(2)在县级以上地区但不具备刷卡条件的场所发生的,单笔消费在200元以下的支出;

(3)快递费、出租车费等目前只能用现金结算的,以及特殊情况下目前暂无法使用银行卡购买的火车票、交通卡充值、查新费等支出。

 

(二)特殊情况的银行卡使用规定

1、网上购物、订票,只能使用支付宝、微信等方式:

目前暂可以使用支付宝、微信等方式结算并提供支付记录凭证,但支付宝、微信支付记录凭证上的收款方应与发票上的收款单位或收款人一致。微信、支付宝必须关联银行卡且付款时选择方式为银行卡。

2、多人一起出差:

可以由本校人员其中一人用银行卡办理差旅费的支付,报销时可以将报销款划入代为支付的人员农行借记卡中。

3、设备采购:

设备采购必须事前向实验室与设备管理处提交采购申请,通过单位转账购买;特殊情况下实验室与设备管理处批准自行采购的,可以使用银行卡支付,但单笔刷卡支付不得超过2万元;2万元以上请采用对公转账(支票、汇款)结算。

4、参加外部会议或培训,遇举办方只收取现金会务费或培训费:

在举办方出具只收取现金的相关证明后可以支付现金

5、 没有收到银行账单,又不能提供签购单,可以通过以下方式查询:

(1)网上银行查询。

(2)手机银行查询。

 

 现场答疑

1、问:国创、上创的项目经费如何下拨?

答:每个项目是10000元,下拨的时候是第一笔,当你的项目立项了以后,我们就会向财务去申请这个经费。第一笔经费是4000元,中期考核后4000元,结题之后还有2000元。

2、问:4000元是一定要在中期前用掉吗?

答:不是,我们对于项目的报销时间是决定于你的项目的结题时间,4000块钱不是一定要在中期前用掉。但产生的费用应该尽快报销。

3、问:初期的4000元是直接给吗?

答:不是,要报销,性质和奖学金不同。

4、问:单笔消费超过200元可以报销吗?

答:可以,但需要用银行卡支付,不能是现金。

5、问:预算可以修改吗?

答:可以稍微修改。

6、问:找个体经营户,怎么报销?

答:要开发票,且标注。


本文转载自公众号 同济大学大学生创新俱乐部 





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